Istruzioni generali
1) Tutte le missioni fuori sede (partecipazione a congressi o workshop, brevi trasferte presso enti esterni per motivi di ricerca, trasferte lunghe per svolgere ricerche inerenti al dottorato) vanno comunicate con almeno 10 giorni lavorativi in anticipo via mail a
2) Per partecipare a congressi o workshop, non registrarsi autonomamente. Se è prevista una quota di iscrizione, occorre compilare con largo anticipo rispetto alla scadenza del pagamento dell'iscrizione, il jotform dedicato https://form.jotform.com/251311552518046. Il collegamento al form è reperibile anche alla pagina https://www.dcci.unipi.it/form-online.html. Al ricevimento della richiesta, e dopo i dovuti controlli, la segreteria vi contatterà indicando la procedura da seguire.
3) Per qualsiasi missione, tranne per le partecipazioni ad eventi che si svolgono nel comune di Pisa, sia a breve che a lungo termine (>15 giorni), prima di partire i dottorandi devono compilare, almeno 10gg prima della partenza, la richiesta di autorizzazione missione e, al rientro, di rimborso missione sul portale U-Web missioni https://start.unipi.it/missioni-fuori-sede/.
I dottorandi con borsa di dottorato o Assegno di ricerca pagato da UNIPI devono cliccare su "U-Web missioni", in tutti gli altri casi cliccare su "+Moduli per chi non può utilizzare il sistema U-Web". Per qualsiasi aiuto per la compilazione del modulo, soprattutto per quanto riguarda i fondi sui quali la missione dovrebbe essere rimborsata, fare riferimento a
3bis) Per le missioni che riguardano i soggiorni di ricerca all’estero, occorre aprire la richiesta di autorizzazione sul suddetto portale, non per tutto il periodo di soggiorno ma due separate: una per l’andata e l’altra per il ritorno. Per questa tipologia di missione, sono ammesse solo le spese di viaggio per raggiungere la destinazione e ritorno.
Alla richiesta di autorizzazione occorre allegare il provvedimento d’urgenza della Coordinatrice DSCM e/o delibera del Consiglio che autorizza al soggiorno di ricerca (vedi punto 4).
La richiesta di rimborso delle spese già sostenute può essere compilata subito dopo aver raggiunto la sede estera ricordando di allegare sempre in caso di volo, la carta d’imbarco dell’andata. A consuntivo, ovvero al rientro dal soggiorno di ricerca, occorre allegare la carta d’imbarco del ritorno, non richiedere il rimborso del volo, ma eventuali ulteriori spese di viaggio sostenute in quella data.
Qualora durante la permanenza all’estero doveste partecipare ad un congresso o altro, occorre aprire una nuova richiesta di autorizzazione alla missione mettendo come partenza la sede estera fino alla destinazione interessata e richiedere il rimborso al rientro nella sede estera.
4) Per le missioni estere a lungo termine (>15 giorni), i dottorandi con borsa possono chiedere un aumento del +50% della borsa di studio, seguendo le istruzioni alla seguente pagina: http://dottorato.unipi.it/index.php/it/dottorandi/item/61.html che prevedono il caricamento del provvedimento di urgenza o della delibera di autorizzazione di periodo all'estero. Per essere autorizzati, ed ottenere la delibera di autorizzazione oppure il provvedimento di urgenza da caricare, è necessario inviare all’indirizzo
A seguito dell’approvazione da parte del Collegio o del Coordinatore, il dottorando riceverà per email la delibera o il provvedimento di urgenza di autorizzazione al periodo all'estero. Ottenuta l’autorizzazione, la richiesta di maggiorazione della borsa deve essere fatta aprendo un ticket tramite lo Sportello virtuale e allegando il documento di autorizzazione."
La maggiorazione della borsa solitamente viene erogata al rientro in Italia attraverso l’apertura di un ticket allo sportello virtuale e l’invio del modulo MAG e dell’attestazione rilasciata su carta intestata firmata dal responsabile dell’ente ospitante secondo le indicazioni riportate alla pagina https://dottorato.unipi.it/index.php/it/dottorandi/item/61.html
In caso di soggiorni lunghi sono possibili pagamenti intermedi relativi comunque a periodi già trascorsi (di norma non inferiori a 30 giorni) utilizzando per ciascun periodo, uno specifico modulo “MAG” con la relativa attestazione di cui al paragrafo precedente. Maggiori dettagli sono reperibili alla suddetta pagina. Tutte le informazioni riguardanti la partecipazione al bando Erasmus possono essere trovate a questo link https://international.dcci.unipi.it
5) Dopo il rientro dalle missioni che hanno comportato spese per le quali si richiede il rimborso, compilare l’apposito modulo sul portale missioni e consegnare gli originali delle ricevute all’Unità Bilancio.
Qualora fosse stato richiesto un anticipo della spesa al momento della richiesta di autorizzazione, occorre indicare le spese già rimborsate oltre ad eventuali nuove spese. In caso di partecipazione a congressi, allegare sempre l’attestato di partecipazione.
6) Documentazione delle spese
Ai sensi dell’articolo 9 del Regolamento per le missioni fuori sede, la richiesta di rimborso delle spese nell’ambito del procedimento analitico di missione deve essere corredata da:
▪ documento fiscalmente valido;
▪ prova del sostenimento delle spese di missione (escluso viaggio con mezzi di linea) con modalità tracciabili.
Ai fini della prova del sostenimento della spesa con mezzi tracciabili si ritiene che l’indicazione sul documento fiscale della modalità elettronica di pagamento, laddove contestualmente stampata in sede di emissione del documento, sia sufficiente a provare la regolarità della stessa sotto il profilo della normativa illustrata. Rimane pienamente valida la singola ricevuta di pagamento da allegare al documento fiscale.
In casi eccezionali di smarrimento della documentazione comprovante la spesa tracciabile sarà possibile esibire a corredo l’estratto della carta di credito che evidenzi puntualmente la spesa.
Si raccomanda particolare attenzione alle spese (soprattutto di alloggio) prenotate con l’uso di portali (ad es. Booking, Airbnb, etc.): è sempre indispensabile che il pagamento della prenotazione, di per sé tracciabile, sia corredato da una fattura o un documento commerciale emesso dalla struttura che fornisce il servizio, nei confronti della quale le piattaforme fungono da intermediarie.
In subordine è possibile, sussistendo tutti i requisiti di coerenza e congruità, il rimborso anche di documenti emessi dalla piattaforma purché siano fatture e non semplici prenotazioni: si raccomanda, quindi, particolare attenzione a “flaggare” il menù di fatturazione allorquando si fanno le prenotazioni laddove non sia possibile acquisire il documento presso il gestore della struttura.
